برای اثبات هر دعوایی خواهان نیاز به ارائه یک سری دلایل دارد تا بتواند برای اثبات ادعای خود به آن استناد کند. از جمله مهمترین این دلایل به طور خاص، اسناد از جمله اسناد ثبتی می باشند.

از آنجا که اسناد و انواع آن مانند اسناد ثبتی تشریفات صدور مخصوص به خود را دارند، اطلاع از قواعد مربوط به آن ها ضروری به نظر می رسد.

 منظور از سند چیست؟

قانون‌ گذار در ماده ۱۲۸۴ «قانون مدنی» سند را تعریف کرده است .  بر اساس آن، سند در مفهوم کلی عبارت است از هر نوشته ای که در مقام اقامه دعوا و یا دفاع در قبال ادعای مطرح شده قابل استناد باشد. به زبان ساده‌تر، سند به نوشته‌ای گفته می‌شود که هم شخص خواهان و هم شخص خوانده برای اثبات ادعای خود در دادگاه از آن استفاده می‌کنند.

به همین دلیل می‌توان سند را یکی از مهم‌ترین دلایل ثابت کردن دعوا دانست. در صورت دارا بودن تمامی شرایط دادگاه موظف است به آن ترتیب اثر بدهد و براساس آن رای صادر کند.

اسناد چه انواعی دارند؟

بر اساس ماده 1286 «قانون مدنی» سند به دو نوع سند رسمی و عادی تقسیم می‌شود:

سند رسمی بر اساس ماده 1287 قانون مدنی : سندی است که توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم گردد. مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک یا توسط دفتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود.

در مقابل سند رسمی، سند عادی قرار دارد. طبق ماده 1289 قانون مدنی، غیر از اسناد مذکوره در ماده  1287 که در بالا به آن اشاره کردیم سایر اسناد عادی است. مصادیق و نمونه‌های آن در اطراف ما بسیار است. از جمله می‌توان به قولنامه هایی که در بنگاه‌های املاک تنظیم می‌شود اشاره کرد.

 شروط لازم برای رسمی بودن یک سند چیست؟

در قسمت قبل توضیح دادیم که سند رسمی چیست. حال برای اینکه به سندی، سند رسمی اطلاق شود رعایت چه نکاتی لازم است؟

دخالت مامور رسمی:

یکی از مهمترین ارکان اسناد رسمی، تنظیم سند توسط مامور رسمی و صلاحیت دار است.  در واقع سند رسمی، همه اعتبار و ارزش خود را از مامور صلاحیت دار تنظیم کننده آن می گیرد. اینکه این مامور رسمی کیست و چه ویژگی هایی دارد در قسمت بعد به آن خواهیم پرداخت.

بنابراین، سند رسمی باید نزد مأمورین رسمی صلاحیت‌دار تنظیم شده باشد. مانند سردفتر اسناد رسمی که اسناد مربوط به معاملات و تعهدات را تنظیم و ثبت می‌کند و نیز سردفتران ازدواج و طلاق که سند ازدواج و طلاق را تنظیم کرده و به ثبت می‌رسانند.

صلاحیت داشتن مامور رسمی:

مأمور رسمی که اقدام به تنظیم سند می‌کند، باید صلاحیت انجام این کار را هم داشته باشد.زیرا ماموران رسمی صرفا در حدود صلاحیت قانونی مجاز به اقدام هستند. بنابراین، اگر کسی بدون داشتن سمت رسمی به تنظیم سند مبادرت کند یا کسی که از کار برکنار شده است بعد از برکناری سند تنظیم کند، آن سند نمی‌تواند عنوان رسمی داشته باشد.

رعایت تشریفات و مقررات قانونی:

سند تنظیم شده در صورتی عنوان رسمی به خود می گیرد که مامور رسمی، مقررات قانونی مربوط به تنظیم سند رسمی را رعایت کرده باشد. البته ضوابط و تشریفاتی که قانون پیش‌بینی کرده  به یک درجه از اهمیت برخوردار نیست. بعضی ضوابط و تشریفات به اندازه‌ای اهمیت دارد که اگر رعایت نشود، سند را از رسمیت می‌اندازد و دسته‌ای دیگر تأثیری در رسمیت آن ندارند.

برخی تشریفات قانونی عبارتند از:

تنظیم سند بر روی اوراق چاپی مخصوص، فارسی بودن سند، امضاء و مهر سند، داشتن تاریخ، داشتن شماره ، تمبر قانونی و ….

بنابراین، سندی که فاقد یکی از این شروط سه گانه در بالا باشد جزو اسناد غیر رسمی خواهد بود.

 منظور از مامور رسمی در تنظیم سند رسمی چه کسانی هستند؟

همان طور که در بالا هم اشاره شد تنظیم سند توسط مقام رسمی دارای صلاحیت، از ارکان تنظیم سند می باشد.

مأمور رسمی کسی است که از سوی حکومت به انجام کاری مأمور شده است و ماموریت او در قانون پیش بینی شده باشد . البته لازم نیست که حتماً بین مأمور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد. مانند مامورین شهرداری، کانون کارشناسان رسمی دادگستری و دفاتر اسناد رسمی که در آن سردفتر از سوی دولت مأمور به تنظیم معاملات است اما کارمند دولت نیست.

امّا مقصود از صلاحیت آن است که :

مأمور هم ذاتاً و هم محلاً دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد. برای مثال سردفتر اسناد رسمی ذاتاً صلاحیت تنظیم معاملات را دارد ولیکن ذاتاً صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد. ازطرفی ممکن است که مأمور ذاتاً صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی محلاً صلاحیت نداشته باشد. مثلا ماموری که ثبت موارد فوتی در حوزه تهران را عهده دار می باشد، صلاحیت ثبت آن راخارج از حوزه تهران ندارد.

بنابراین، هرگاه مامور در تنظیم سند رعایت محدوده صلاحیت ذاتی و نسبی خود را نکرده باشد، آن سند رسمی شمرده نمی شود.

 در چه مواردی اسناد رسمی ثبت شده بی اعتبار می شوند؟

بر اساس ماده 70 «قانون ثبت اسناد و املاک»، سندی که مطابق قوانین به ثبت رسیده باشد رسمی است. تمام محتویات و امضاهای مندرج در آن اعتبار دارد. جز در مواردی که مجعول بودن آن ثابت شود.

علت اعتبار اسناد رسمی، تشریفات مربوط به روند صدور این اسناد است که باعث میشود احتمال جعل یا وقوع اشتباه در این اسناد به حداقل برسد. البته این امر مانع طرح دعوای ابطال اسناد رسمی نمیباشد؛ اما خواهان این دعوا باید عدم رعایت تشریفات قانونی، صدور سند به وسیله شخصی که فاقد صلاحیت است و … را نزد دادگاه اثبات نماید. در صورتی که دادگاه صالح سند را مجعول تشخیص دهد، سند مزبور باطل اعلام خواهد شد.

مطابق ماده ۷۱ «قانون دفاتر اسناد رسمی» :

به لحاظ اهمیت و جایگاهی که اسناد رسمی دارند و آثاری که بر آن مترتب است، محاکم دادگستری مکلفند در هر مورد که رأی بر بی اعتباری سند رسمی صادر می‌کنند، مراتب را به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام کنند.

اگر در رابطه با اسناد رسمی و هر آنچه که باید راجع به آن بدانید نیاز به وکیل ثبتی دارید، میتوانید از طریق مرکز حقوقی بین المللی سروش عدل از یک وکیل ثبت اسناد مجرب و با سابقه، مشاوره دریافت نمایید.